OKR Workshop – 6 Schritte für mehr Wirkung
Der OKR Workshop zu Beginn eines Jahres oder Quartals ist das Herzstück des OKR (Objectives & Key Results) Prozesses. Es gibt tausendundeinen Wege, dies zu tun. In dieser Zusammenfassung findest du eine Auswahl wichtiger Schritte aus unserer Praxiserfahrung, Erfahrungen anderer Unternehmen und Design Thinking Ansätzen zum Mitnehmen in deinen eigenen Workshop.
Vor dem OKR Workshop
SCHRITT 1: OKR GRUNDLAGEN VORAB KLÄREN
Alle Beteiligten sollten das unternehmensindividuelle OKR System kennen, beispielsweise:
- Wieviele Objectives und Key Results genutzt werden sollen (exemplarisch ein O und drei KRs je Ebene in der Pilotphase, später 2-4 Os und 3-5 KRs)
- Ob alle sich einbringen oder nur die Teamleiter*innen
- Ob nur strategische Projekte abgebildet werden sollen oder das gesamte Tagesgeschäft
Eine Übersicht grundlegender OKR System Aspekte findest du in mehr Ausführlichkeit auch im OKR Basiswissen Artikel.
SCHRITT 2: DEN RICHTIGEN RAHMEN ORGANISIEREN
Um den Workshop effektiv durchführen zu können benötigt man:
- Circa 3 Stunden Zeit pro OKR Set (zum Beispiel für die Company OKR Stets oder die Marketing OKR Setss)
- Das ganze Jahr im Voraus geblockte Termine, die Priorität haben
- Ausdruck von Purpose, Vision, Mission, Strategie, um davon die OKRs ableiten zu können
- Ggf. OKR-Entwurf von Bereichen, die an ähnlichen Inhalten arbeiten
- Moderator, bspw. Führungskraft, Scrum Master, OKR Expert oder ein*e Teilnehmer*in
- Moderator*in verantwortet Materialien (Flipchart, Post-it’s o.ä.), Zeiteinhaltung und Moderation der getrennten Ideenphase und Bewertungsphase
Im OKR Workshop
SCHRITT 3: DAS RICHTIGE MINDSET HERSTELLEN
Erfolgsfaktoren bei der späteren Formulierung von inspirierenden Zielen sind Kreativität, “groß Denken” statt “klein-klein” und das Wissen darum, dass es keine falschen Ideen gibt. Alle Ideen können Schritt für Schritt besprochen und weiterentwickelt werden, aber eine Bewertung erfolgt erst ganz zum Schluss. Dieses Mindset ist sicherlich nicht auf Knopfdruck herzustellen und ist immer abhängig von Unternehmenskultur und den Teilnehmern/innen. Es gibt allerdings einige kleine Kreativitäts- und Empathieübungen, die sich für das Ankommen im Workshop gut anbieten. Beispielsweise:
- Austausch-Runde: “Was ihr von mir noch nicht wisst”
- Brainstorming-Runde: “Was würden wir in unserem Bereich mit X (ganz viel) Geld tun?”
SCHRITT 4: INSPIRIERENDE, ERINNERBARE OBJECTIVES FORMULIEREN
- Freies Brainstorming: Timeboxing 3 Minuten. Teilnehmer schreiben auf Post-it‘s ihre Objective Ideen zu der Frage “Was sollte unser nächster Schritt zur Erreichung unserer Strategie sein?”
- Vorstellung der Post-it‘s in der Runde. Gemeinsames Clustern der Themen und Einordnung, welches Thema ein Objective ist, welches eher ein Key Result oder welches eine Aufgabe (siehe PDF OKR Checkliste). ggf. Umformulieren in ein Objective. Ein*e Moderator*in führt durch den Prozess durch Hinterfragen und Zusammenfassen.
- Sind alle Post-it‘s auf die richtige Ebene einsortiert folgt die gemeinsame Diskussion und Abstimmung, welches Objectives den größten Hebel darstellen, um in Bezug auf die Strategie voranzukommen.
- Wenn nötig, wird bei der inspirierenden, knappen Formulierung des Objectives noch ein kurzer Feinschliff gemacht.
- Das Objective ist "richtig gut", wenn alle im Raum nicken bei der Frage: “Willst du dafür jeden Morgen aus dem Bett aufstehen?” Wenn nicht ist es aber auch ok, Hauptsache grundlegende Kriterien wurden berücksichtigt.
OKR Checkliste (Englisch) zum Mitnehmen
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SCHRITT 5: MESSBARE, WIRKUNGSORIENTIERTE KEY RESULTS FORMULIEREN
- Freies Brainstorming: Timeboxing 3 Minuten. Teilnehmer schreiben auf Post-it‘s ihre Key Result Ideen zu der Frage “Wann wissen wir in diesem Quartal, das wir auf dem richtigen Weg sind unser Objective zu erreichen?”. Alle Werte am besten zunächst nur mit X aufschreiben, damit sie später während der Diskussion nicht von den Inhalten ablenken. Beispielsweise “X% mehr Leads”.
- Die Key Result Ideen sollten aus verschiedenen Bereichen stammen für ein gutes Gleichgewicht (z.B. Nutzerwachstum, Engagement, Umsatz, Qualität oder Performance). Siehe KR-Checkliste.
- Vorstellung der Post-it‘s in der Runde. Gemeinsames Clustern der Themen und Einordnung, welches Thema eher ein Key Result oder welches eine Aufgabe (siehe Checkliste). Der Moderator führt durch den Prozess durch Hinterfragen und Zusammenfassen.
- Es folgt die gemeinsame Diskussion und Abstimmung, welche Key Results die beste Messgröße für das Erreichen des Objectives darstellen.
- Für die ausgewählten Key Results jetzt noch die finalen Werte eintragen und kurz gemeinsam diskutieren, welcher Wert auf der einen Seite sehr ambitioniert, auf der anderen Seite aber trotzdem erreichbar ist.
Nach dem OKR Workshop
SCHRITT 6: ALIGNMENT MIT GESCHÄFTSFÜHRUNG UND ANDEREN TEAMS
Sind die OKR Stets formuliert folgt abhängig vom unternehmensindividuellen Prozess nun ggf. noch eine Abstimmungsphase, in der in alle Richtungen die erstellten Entwürfe auf Stimmigkeit abgeglichen werden. Spätestens am Ende des OKR Workshops sollte ein*e Verantwortliche*r benannt werden, der diesen Prozess begleitet und das Feedback auch wieder zurück ins das Team bringt. Eventuell ergibt sich die Notwendigkeit eines Folge-Workshops.
OKR Workshop Guide (Englisch) zum Mitnehmen
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