OKR CHECK-INS
-ERFOLG DURCH SICHTBARKEIT-
Kommunikation im OKR Check-in über das Ziel und den Stand der Zielerreichung ist die Grundlage für schnelle Reaktionsfähigkeit. Im besten Fall sind dazu bereits die Teammitglieder selbst in der Lage. Sie können so schnell ihre Aufgabenplanung anpassen, sollte sie noch nicht zum gewünschten Effekt geführt haben. Der Check-in sichert durch das regelmäßige Reflektieren und Besprechen des Status Quo der Zielerreichung die Wirksamkeit der Arbeit.
Erfolgsfaktor wöchentlicher Fortschritt
SCHNELLES HANDELN BRAUCHT SICHTBARKEIT
Das Kernziel von OKR Check-ins ist es, schnell neue zu Wege zu gehen um die OKR Sets zu erreichen, sollten die bisherigen Maßnahmen keinen Erfolg zeigen.
Die finale Messung der Zielerreichung am Ende eines Quartals ist bereits häufiger, als die Zielmessung heute in vielen Organisationen (zum Beispiel bei Jahres-Bonus Zielen) erfolgt. Aber selbst ein Quartal zu warten, um auf Misserfolge zu reagieren ist oft ein viel zu langer Zeitraum in schnelllebigen Zeiten. Deswegen sind wöchentliche oder zweiwöchentliche OKR Check-ins ein integraler Bestandteil der Ziel-Management Methode. Für agile Teams kann das in bestehende Reflektions- und Planungsmeetings integriert werden.
Durch diese regelmäßige, gemeinsame Reflexion des Status der Zielerreichung wird allen Teammitgliedern die Wirksamkeit ihrer bisherigen Arbeit sichtbar gemacht. Hat uns das, was wir einzeln oder als Team bearbeitet haben, unserem Ziel näher gebracht? Ist der Effekt wie erwartet eingetreten oder gibt es Abweichungen? Was bedeutet das für die Folgeschritte? Wird der Weg so bis zum Quartalsende weiterverfolgt oder sollte ein neuer eingeschlagen werden?
Regelmäßige Kommunikation über den Stand der Dinge ist die Grundlage für schnelle Reaktionsfähigkeit und den Erfolg von OKRs, so wie jeder anderen Art der Organisation von Zielen.
SICHTBARKEIT BRINGT FREIHEIT UND VERTRAUEN
Wenn der Status des Fortschritts allen Teammitgliedern sichtbar ist, haben sie die Möglichkeit zu agieren. Sie können bereits selbst Ableitungen treffen und Vorschläge machen. Im Gegenteil zu einer kurzfristigen Ansage der Führungskraft im Sinne von "Jetzt haben wir Druck und Neues muss her", wird statt dessen vorausschauende Selbstbestimmung ermöglicht.
Führungskräfte erleben zu gleichen Zeit den Mehrwert, dass sie durch eine regelmäßige Fortschrittsmessung in allen Teams jederzeit informiert sind über den Gesamtstand der Zielerreichung. Stehen alle Zeichen auf Grün, sollten sich keine Notwendigkeit ergeben, in die Detailplanung des Tagesgeschäfts einzugreifen. Statt Informationen für Mikromanagement und Überkontrolle zu verwenden, ermöglichen die OKR Check-in Informationen Raum für mehr Freiheit und vertrauensbasierte Führung.
OKR CHECK-IN BESTANDTEILE
Zu einem effizienten OKR Check-in gehören drei Bestandteile:
- 1) Der Blick zurück: Was haben unsere Aktivitäten bis jetzt für die Zielerreichung gebracht?
- 2) Der Blick nach vorn: Wie sicher sind wir, dass wir unser Ziel zu 100% erreichen?
- 3) Konkrete Planung: Was sind die Prioritäten in dieser Woche, um den nächsten, größtmöglichen Schritt in der Zielerreichung zu machen?
OKR Check-in Beispiel
Wie in unserem Artikel zum Basiswissen über die OKR Methode bereits begonnen, wollen wir die drei Bestandteile mit einem echten Beispiel befüllen:
OKR Check-in Beispiel (Englisch)
1) BLICK ZURÜCK - STATUS ZIELERREICHUNG
Der Status Quo der aktuellen Zielerreichung kann in absoluten Werten (wie Euro, Anzahl der Milestones, Ja/Nein) oder relativen Werten (Prozent) gemessen werden. Für eine schnelle Übersicht über den Stand des Fortschritts sind prozentuale Werte besonders geeignet, da sie bereits den Kontext in Bezug auf das gesamte Ziel beinhalten.
Prinzipiell schaut man mit dem Blick auf den Status Ouo in einer gewissen Weise in den Rückspiegel, weil das er Ergebnis bisher erledigter Aufgaben spiegelt. Die Messung der Key Results sollte dabei einfach abzubilden sein. Im besten Fall hat ein verantwortliches Teammitglied bereits im Vorfeld des Check-ins die aktuellen Werte ausgefüllt.
Zeigen Key Results besonders wenig oder unerwartet keinen Fortschritt auf, ist dies ein wichtiger Gesprächsanlass für das Team im Check-in.
2) BLICK NACH VORN - ZUVERSICHTSPROGNOSE
Wenn allein der Status Quo betrachtet würde, entsteht gelegentlich die Gefahr von Missinterpretationen in Form von falscher Sicherheit oder voreiliger Eskalation. Deswegen ergänzt die Einschätzung der Zuversicht, ob die jeweiligen Key Results bis zum Ende des Quartales zu 100% erreicht werden den Check-in. Der Zuversichtswert kann als Durchschnittswert der Skala '0-25-50-75-100 Prozent' aus dem Team gebildet werden.
Das ist wertvoll, wenn nach sechs Wochen noch immer kein Umsatz bei Key Results 2 aus unserem Beispiel zu verzeichnen sind. Das Key Results steht sechs Wochen lang auf 0%. Spätestens jetzt wäre das Führungsteam sehr nervös und eine Art von Eskalation der nächste Schritt, da das Erreichen des Zieles offensichtlich in großer Gefahr ist. Es liegt die Interpretation nahe, dass keine Veränderung eintritt.
Das Team wusste allerdings vorab, dass es aufgrund von langen Vorlaufzeiten bei Vertragsabschlüssen zu dieser Verzögerung kommen würde. Mit der zusätzlichen Information einer hundertprozentigen Sicherheit aus dem Team, dass das Ziel aber auf jeden Fall zum Quartalsende erreicht ist, erhalten die 0% in einen ganz anderen Kontext. Keine Eskalationskommunikation ist notwendig. Wenn jedoch auch die Zuversicht zum Beispiel mit 25% sehr niedrig ist, ist dies wiederum ein wichtiges Signal für dringende Handlungsmaßnahmen.
Ein weiterer Gesprächsanlass kann sich ergeben, sollte das Team konträre Meinungen zur Zuversicht haben. Auch in diesem Fall kann eine Klärung der Hintergründe effiziente Arbeit ermöglichen. Das Wissen Einzelner hilft so, dass gesamte Team zu einer Sicht und einer gemeinsamen Ableitung von Maßnahmen zu bringen.
3) PRIOAUFGABEN PLANEN
Sind Status Quo und Zuversicht klar, können Optionen für die nächsten Prioritäten besprochen werden. Herrscht im Team schnell Einigkeit über die notwendigen Maßnahmen und bestehen dazu keine grundlegenden Fragen, kann das OKR Check-in an dieser Stelle sehr zügig beendet sein.
Eine große Herausforderung für viele Teams ist es an dieser Stelle, statt dem Aufzählen aller Aufgaben als eine Art Daseinsberechtigung, sich wirklich nur auf die Prioritäten zu fokussieren, also den größten Hebeln hin zu Zielerreichung.
4) OPTIONALE HYGIENE-KRITERIEN
In manchen Situationen kann es zusätzlich wichtig sein, neben den aktuellen OKR Sets weitere Messkriterien in schneller Sicht zu haben. Das können Themen sein, die für dieses Team oder die gesamte Organisation immer wichtig sind, nicht nur in diesem Quartal, wie zum Beispiel die Arbeitszufriedenheit oder der Gesamtumsatz oder die Produktqualität.
Diese zusätzlichen Kriterien können als eine Möglichkeit über eine Ampel abgebildet werden, wobei die Einschätzung des gesamten Teams die "Durchschnitts-" Farbe bildet.
OKR Check-in Guide (Englisch) zum Mitnehmen
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Organisatorisches
INTEGRATION IN VORHANDENE MEETINGS
Wöchentliche oder andere regelmäßige Meetings gibt es zumeist in jeder Organisation oder den Teamstrukturen. Ein OKR Check-in sollte in all diese Meetings integriert werden, in denen der Stand der Dinge und eine Art Planung stattfinden oder diese Meetings im besten Fall ersetzen.
Das kann Beispielsweise im agilen Product Umfeld das Sprint Planning oder die Sprint Review sein (siehe OKRs und agiles Produktmanagement zusammenführen) oder in allen anderen Meetings, in denen Entscheidungen getroffen werden.
KOPPLUNG MIT dem OKR SHEET
Der OKR Check-in ist ein Kommunikationsinstrument, dass verschiedene Perspektiven auf das selbe Thema und damit viele Gesprächsanlässe ermöglicht.
Neben der Kommunikation im Team ist gleichfalls die Übertragung der Kennzahlen in ein gemeinsames OKR Sheet notwendig, um Transparenz und Steuerungsfähigkeit im gesamten Unternehmen sicher zu stellen. Das kann ein Google Sheet sein, genauso so wie ein Trello Board oder der Eintrag in ein OKR Tool wie Workpath oder Leapsome (HR Tool mit OKR Funktionalitäten).