Offsite-Meeting: Denkfreiräume in der grünen Mitte Deutschlands
Ihr möchtet den Zusammenhalt Eures Teams stärken und gleichzeitig inhaltlich vorankommen? In einem Offsite-Meeting begegnet Ihr Euch persönlich und gewinnt den nötigen Abstand zum Tagesgeschäft. Wir zeigen Euch, wie Ihr Euren Workshop gestalten könnt und welche Vorzüge Erfurt als Ort für Euren Workshop zur Teambildung bietet.
Gemeinsam wachsen im Offsite-Meeting
Zusammenarbeit, egal ob vor Ort oder Remote, kann langfristig gesehen nur funktionieren, wenn alle Team-Mitglieder an einem Strang ziehen. Die Basis dafür bilden ein gemeinsamer Bezugspunkt und ein regelmäßiger, persönlicher Austausch. Andernfalls können Interessen und Erwartungshaltungen unbemerkt auseinanderdriften, „Zwischentöne“ ungehört verhallen und Informationen untergehen. Ein Offsite-Meeting bietet Führungskräften verschiedener Standorte Gelegenheit zu ausgiebigen Gesprächen.
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Offsite-Meeting: Auszeit mit Langzeit-Effekt
Offsite bedeutet, dass alle Team-Mitglieder an einem Ort außerhalb des eigenen Standortes zusammenkommen, um sich fernab der Routine gemeinsam auf ein Thema zu fokussieren und miteinander zu verbinden.
Ein Offsitemeeting ist gleichermaßen eine Einladung zur inhaltlichen Diskussion als auch zum persönlichen Austausch.
Das gemeinsame Thema kann beispielsweise die Neuausrichtung der Organisation sein, aber auch Fragen rund um die Organisations- und Führungskultur betreffen. Wenn es hauptsächlich darum gehen soll, richtungsweisende Entscheidungen für die Zukunft zu treffen, kann das Offsite-Meeting von vornherein als Strategie-Workshop geplant werden. In einem Führungskräfte-Workshop kann es aber auch schlichtweg darum gehen, eine Balance im Team wiederherzustellen oder die Innovationskraft zu steigern.
Ein persönliches Treffen bietet Gelegenheit, sich noch besser miteinander vertraut zu machen und das Wesen der Kolleg*innen auch physisch zu erfassen. In digitalen Meetings wird der Kontakt schließlich auf wenige Sinne reduziert. Face-to-face kann hingegen über alle Ebenen echtes Miteinander entstehen. Die Teilnehmer*innen treten leichter in eine „Plauderphase“ ein und streifen dabei häufig Themen, die zunächst scheinbar nichts mit dem Kernthema zu tun haben, aber letztlich wichtige Hinweise liefern. Ein Offsite-Meeting greift die Beziehungsebene des Teams auf und kann dadurch Wertschätzung und Offenheit entstehen lassen – wichtige Voraussetzungen, um gemeinsam voranzukommen.
Das kann ein Offsite-Meeting bewirken:
Die Erfolgsfaktoren für Euer Offsite-Meeting
Für ein gelungenes Offsite-Meeting müssen verschiedene Komponenten berücksichtigt werden. Für nachhaltige Effekte reicht es nicht aus, sich an einem der Standorte zu treffen und gemeinsam Agenda-Punkte durchzugehen. Sinnvoller ist es, einen räumlichen und gedanklichen Abstand zum Tagesgeschäft herzustellen und Ablenkungen zu reduzieren. Erfolgsentscheidend ist eine Atmosphäre, in der sich alle Teilnehmer*innen wohlfühlen. Auch ein gewisser zeitlicher Spielraum ist wichtig. Es lohnt sich, ein bis zwei Tage Zeit für den Führungskräfte-Workshop einzuplanen. Ein/e externe/r Moderator*in unterstützt dabei, die üblichen Dynamiken und Rollenverteilungen aufzulösen, um gemeinsam schneller zum Punkt zu kommen.
Eine inspirierende Umgebung
Das Hauptziel eines Offsite-Meetings ist es, den Führungskräften eine angenehme Zeit zu bescheren und sie zufrieden und motiviert in den Arbeitsalltag zurückkehren zu lassen – voller Tatendrang, die erzielten Ergebnisse umzusetzen. Dabei spielt die Atmosphäre eine wichtige Rolle. Eine hektische Großstadt kann Ablenkung bedeuten, eine beschauliche Umgebung hingegen das Fokussieren erleichtern. Die An- und Abreise sollte sich unkompliziert gestalten und möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen. Schließlich darf das Offsite-Meeting für die Teilnehmer*innen keinen zusätzlichen Stress bedeuten.
Erfurt ist der perfekte Ort, um einen Offsite-Workshop durchzuführen: In der Mitte von Deutschland, an einem der wichtigsten ICE-Knotenpunkte gelegen, bietet die thüringische Landeshauptstadt die perfekte Kulisse zum Gedanken schweifen lassen. Mit ihren mittelalterlichen Gassen, ihren romantischen Flussläufen und ihren weitläufigen Parklandschaften lässt sie den Arbeitsalltag schnell vergessen. Eine kreative Gründerszene tut ein Übriges, um die Ideen förmlich sprudeln zu lassen.
Für einen Workshop in Erfurt sprechen auch die umfassenden Angebote für Tagungsgäste. So ist bereits die Auswahl an Tagungslocations vielfältig: Wenn Ihr Euren Workshop in einem Coworking Space durchführen möchtet, dann sei Euch das „Krämerloft“ nahe dem Erfurter Hauptbahnhof empfohlen. Ein inspirierendes, modernes Umfeld erwartet Euch auch in der „KreativTankstelle“, unweit des baulich beeindruckenden Domplatzes. Solltet Ihr eine gehobene, klassische Workshop-Location bevorzugen, seid Ihr im Dorint-Hotel am Dom an der richtigen Adresse. Barrierefreie Tagungsräume mit historischem Charme findet Ihr im Augustinerkloster in der Erfurter Innenstadt vor.
Ebenso vielfältig ist das Angebot an Übernachtungsmöglichkeiten in Erfurt: Empfehlenswert sind beispielsweise das IntercityHotel Erfurt oder das Best Western Plus Hotel Excelsior Erfurt. Beide Hotels befinden sich in unmittelbarer Nähe des Erfurter Hauptbahnhofs und damit auch nahe dem Coworking-Space „Krämerloft“. Fußläufig zum Domplatz und der „KreativTankstelle“ wohnt ihr im DAS KEHRS - Hotel am Petersberg. Solltet Ihr Euer Offsite-Meeting im Dorint-Hotel am Dom durchführen, findet Ihr dort selbstverständlich auch die passenden Zimmer vor und auch in den historischen Mauern des Augustinerklosters sind Übernachtungen möglich.
Balance aus Konzentration und Entspannung
Eine wichtige Voraussetzung, um offen für neue Gedanken und Lösungsansätze zu sein, ist eine Balance zwischen Konzentration und Entspannung. Deshalb empfiehlt es sich, die einzelnen Sessions des Offsite-Meetings mit gemeinsamen Unternehmungen aufzulockern. Dadurch bekommt Ihr zwischendurch den Kopf wieder frei und außerdem Gelegenheit, Euch auf einer persönlichen Ebene kennenzulernen.
In Erfurt ist es leicht, Team-Aktivitäten für jeden Geschmack zu planen. Die Hauptattraktionen liegen in der Innenstadt nah beieinander und lassen sich beispielsweise im Rahmen einer klassischen Altstadtführung erkunden. Kunstinteressierte können sich auf die Spuren des Bauhauses begeben und Geschichtsinteressierte eine Zeitreise ins Mittelalter unternehmen. Bei der Stadtführung „Erfurt kreativ“ könnt Ihr mehr über die Ideenvielfalt engagierter Einwohner*innen erfahren. Bei sonnigem Wetter ist es in Erfurt Tradition, ein Eis von der Schokoladen-Manufaktur „Goldhelm“ zu genießen: Die unternehmenseigene Eisdiele „Eiskrämer“ befindet sich direkt hinter der berühmten Krämerbrücke.
Am Abend profitiert Ihr von dem großen und abwechslungsreichen kulinarischen Angebot in Erfurt: Dieses reicht vom traditionellen Wirtshaus über das italienische Spezialitäten-Restaurant bis hin zum veganen Bistro.
Essen gehen in Erfurt – unsere Tipps:
Ein klarer Fokus für Euer Offsite-Meeting
Die schönste Umgebung nützt nichts, wenn die Workshop-Ziele unklar sind. Vorbereitend muss festgelegt werden, wofür das Arbeitstreffen eingesetzt werden soll. Das übergeordnete Ziel ist natürlich, Maßnahmen für die Zukunft zu entwickeln, die dann im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Dazu ist es aber notwendig, konkrete Aufgaben zu definieren, die auf Eure Organisation zugeschnitten sind.
Im Rahmen der Workshop-Planung finden wir gemeinsam heraus, welchen Fokus unsere Workshop-Moderation legen soll. Während wir Euren Workshop konzipieren, befassen wir uns intensiv mit Eurer Ausgangslage, Euren Herausforderungen und Euren Zielen. Dabei fragen wir sowohl nach dem Innen als auch nach dem Außen. Die Befindlichkeiten Eurer Team-Mitglieder sind für uns genauso von Interesse wie das Selbstverständnis Eurer Organisation und der Kontext Eures Business. Von entscheidender Bedeutung ist die konkrete Erwartung der Geschäftsführung. Sie bildet die Grundlage, um klare Ziele und Erfolgskriterien für Euren Führungskräfte-Workshop zu formulieren.
Im Mittelpunkt steht zunächst die Klärung des status quo: Wir fragen nach den „Themen in der Mitte“ wie Sinn, Vision und Werte. Seid Ihr Euch im Team darüber einig, warum es Eure Organisation gibt (Purpose), was sie ausmacht (Werte) und wo sie perspektivisch gesehen hinmöchte (Vision)? Das Erörtern dieser Fragen hilft uns, bereits im Vorfeld einen Eindruck von Eurem Ist- und Eurem Sollzustand zu erhalten. Das langfristige Ziel des Offsite-Meetings ist schließlich, diese Lücke
zu schließen. Euren Weg vom Ist- zum Sollzustand werden wir im Workshop als Strategie skizzieren.
Sobald unser Auftrag geklärt ist, erstellen wir die Agenda für Euer Offsite-Meeting. Diese enthält die einzelnen Programmpunkte, nach denen wir den Workshop gestalten werden. Erprobte Übungen sorgen dabei für Abwechslung. Bewusste Freiräume ermöglichen, dass ausreichend Zeit für Reflexion und Ungeplantes bleibt.
Ein geregelter Ablauf und ein stimmiges Moderationsdesign
Für das Erreichen Eurer Workshop-Ziele ist es unverzichtbar, Euren Workshop moderieren zu lassen. Dafür solltet Ihr unbedingt eine externe Person beauftragen. Ein/e professionelle/r Workshop-Moderator*in kann eine neutrale Perspektive einbringen und den Austausch befördern. Ihre/Seine Aufgaben bestehen im Konzipieren, Strukturieren und Steuern des kommunikativen Ablaufs. Hierfür bedarf es einer hohen Prozesskompetenz. Ziel ist es, Euch vorsichtig zu lenken, aber niemals in eine Richtung zu drängen. Erprobte Tools und Übungen ermöglichen Perspektivwechsel und regen die Interaktion der Teilnehmer*innen an.
Wir lassen Euer Offsite-Meeting von einer erfahrenen Workshop-Moderatorin durchführen, die besondere Expertise aus den Bereichen Strategie-Entwicklung, Design Thinking und Gewaltfreie Kommunikation (GFK) mitbringt. Sie wird den Workshop so leiten, dass eine offene und wertschätzende Atmosphäre entstehen kann. Dadurch können sich alle Teilnehmer*innen wohlfühlen und neuen Ideen offen begegnen. Der Informations- und Wissensaustausch soll sich lebendig und gleichzeitig zielführend gestalten. Dafür braucht es ein gutes Gespür, um sich flexibel auf das Team einzustellen, den Spannungsbogen zu halten und im richtigen Moment einzuschreiten.
Anhand kreativer und bewegungsbasierter Methoden werden die Teilnehmer*innen ermutigt, sich aktiv einzubringen. Gezielte Übungen regen die Sinne an, bauen mögliche Hemmungen ab und fördern den Perspektivwechsel. Gruppenarbeiten können zusätzlich zum persönlichen Austausch anregen und im Wechsel mit Einzelgesprächen sicherstellen, dass alle mitmachen.
Achtsamkeitsübungen befördern zusätzliche eine ganzheitliche Sichtweise auf Euer Business. Anhand von Aufstellungsmethoden bezieht unsere Workshop-Moderatorin neben dem Geist auch den Körper in den Erkenntnisprozess mit ein. Schließlich finden verstehen und verinnerlichen auch auf körperlicher Ebene statt.
Der geschickte Einsatz an Tools kann im Offsite-Meeting mitunter Entscheidungen beschleunigen, die unter normalen Umständen erst nach Monaten oder gar Jahren getroffen worden wären. Das Product Field unterstützt Euch beispielsweise dabei, unterschiedliche Aspekte und Perspektiven in richtungsweisende Entscheidungen mit einfließen zu lassen.
Bestimmte Workshop-Tools können auch Erfolge sichtbar machen, die ansonsten unbeachtet geblieben wären. So können zum Beispiel Objective Key Results (OKRs) festgelegt werden. Als konkrete Zwischenziele können Euch OKRs zum Weitermachen motivieren – möglichen Hindernissen zum Trotz.
Damit die Ergebnisse Eures Offsite-Meetings auch Bestand haben, werden die nächsten Schritte, die anstehenden Aufgaben und die gezielten Veränderungen konkret benannt. Verschiedene Handlungsoptionen werden dazu offen besprochen – inklusive ihrer Chancen und Risiken. Unsere Moderatorin wird die wichtigsten Punkte schriftlich für Euch fixieren und sie Euch nach dem Team-Workshop als Gedächtnisstütze zusenden.
Unsere Moderatorin – Innovationstreiberin für Euer Team
Sonja Mewes ist seit 2017 Trainerin für Organisations- und Strategieentwicklung und seit 2021 Bewusstseins-Coachin. Sie arbeitet gemeinsam mit Organisationen und Einzelpersonen, die ihren eigenen Weg eines wirkungsvollen und selbstverantwortlichen Miteinander gestalten möchten.
Nach diversen beruflichen Stationen in einem Konzern in Transformation (G+J Digital) und einem Start-up in Wachstum (Spryker Technology) sind die Fokusthemen heute: Training und Begleitung von Purpose-, Strategie- und Ziele-Gestaltung.
Tools und Ansätze, die in ihre Arbeit einfließen: „OKR at the Center“-Ansatz (selbst entwickelt), Bewusstseins-Coaching, Soulworx Purpose Quests, Gewaltfreie Kommunikation, „Product Field“-Strategien, Design Thinking u. v. m.
Referenzen in der Zusammenarbeit zum Beispiel: Axel Springer, Demicon, INFOnline, ShaktiMat, AWIN, Cornelsen eCademy & inside, E&V Technology, Fashion Cloud und viele weitere
Referenzen und Kund*innen-Stimmen (Auswahl)
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Sonja hat uns in der Vorbereitung und Durchführung eines zweitägigen Strategie-Workshops des erweiterten Führungskreises unseres Unternehmens, IT Dienstleister, 100 MA, begleitet. Ihr Beitrag war von Beginn der Beauftragung an sofort spürbar. Sie hat uns in der Vorbereitung geholfen unser Treffen fokussiert aufzusetzen und dann in der Durchführung des Workshops in Ihrer Moderation wesentlich dazu beigetragen unsere Ziele in den gesteckten Rahmenbedingungen zu erreichen. Ich habe die Zusammenarbeit mit Sonja als sehr produktiv und angenehm erlebt und würde sie bei erneutem Bedarf jederzeit wieder ins Team dazu holen.
Philipp Batman
CEO Demicon
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Sonja ist eine großartige Expertin für Organisations- und Teamentwicklung und der Beweis dafür, dass professionelle und empathische Workshopmoderation Hand in Hand gehen kann [...] und dann zu sensationellen Ergebnissen führt. […] Es lohnt sich!“
Johannes Burr
Head of Collaboration, Learning and Transformation, Axel Springer